As boas práticas para a implantação do método OKR, recomenda a adoção de uma cadência de reuniões, onde os gestores e equipes, revisam constantemente os resultados realizados e os avanços obtidos.
Esta cadência de reunião, é um dos pilares do OKR e seu grande diferencial em relação aos outros métodos, pois considera fundamental o acompanhamento constante dos trabalhos realizados e dos resultados obtidos.
O foco do método OKR é sempre no resultado, o qual será consequência da realização de um conjunto de iniciativas, dentro de uma sequência e duração estimadas na definição do OKRs.
Para mantermos o Foco, o método estabelece uma sequência de reuniões, que devem ser realizadas com disciplina e formalidade, dentro de um calendário estabelecido ao início do ciclo trimestral.
As reuniões previstas pelo método são:
- Reunião Anual para definição de Diretrizes Estratégicas
Com base na sua Visão, Missão e Propósito, a Diretoria ou Dono do negócio definem quais serão as Diretrizes Estratégicas para os próximos 12 meses, as quais servirão de Guia para a definição dos OKRs
- Reunião Trimestral para definição de OKRs Estratégicos:
Nesta reunião trimestral, onde participam os Diretores e Gerentes, devem ser definidos os Objetivos e Resultados Chave, a nível estratégico, a partir das diretrizes definidas no Mapa Estratégico.
- Reunião Trimestral para Definição de OKRs Táticos e Operacionais
Nesta reunião trimestral, onde participam os Gerentes e suas equipes, devem ser estudados e claramente entendidos os OKRs Estratégicos, para imediata definição dos OKRs Táticos e Operacionais, os quais devem refletir o conhecimento das equipes sobre quais iniciativas são viáveis, considerando o tempo e recursos disponíveis, e qual o impacto que elas podem ter sobre os resultados da empresa.
- Reunião Trimestral para alinhamento dos OKRs Estratégicos, Táticos e Operacionais
Nesta reunião, onde participam os Diretores e Gerentes, deve se fazer uma análise dos OKRs Táticos e Operacionais propostos e avaliar se estes estão alinhados com os OKRs Estratégicos e se realmente contribuirão com a geração dos resultados esperados para o ciclo trimestral.
- Reunião Trimestral de lançamento do Ciclo de OKR
Nesta reunião onde participam Diretores, Gerentes e equipes, será feito o lançamento oficial do Ciclo do OKR, onde os Objetivos Estratégicos, Táticos e Operacionais serão apresentados, permitindo aos participantes esclarecer eventuais dúvidas sobre as prioridades estratégicas. Esta reunião serve para reafirmar o compromisso de todos em prol do trabalho com foco nos resultados.
- Reuniões Semanais de Check-in
Esta é uma das reuniões mais importantes do método, pois estabelece uma rotina semanal de 30 minutos, para revisar os resultados acumulados, os quais são medidos e divulgados através do Sistema de Gestão Visual (Placar).
Nesta breve reunião, em que participam os Gerentes e as equipes, cada participante deve informar as atividades realizadas na semana anterior, qual o compromisso para a semana atual e como estas iniciativas movimentaram o Placar.
A depender do tamanho da empresa uma reunião de Check- In Estratégico também acontece, para que os Diretores e Gerentes, prestam conta sobre suas realizações e acompanhem os resultados do Placar.
Estudos indicam que é a prática que pode levar a perfeição, assim ensinamos como usar estas reuniões semanais, para que as empresas adotem uma nova forma de trabalhar e realizar seus objetivos.
- Reuniões Mensais de Review (Revisão)
Nesta reunião ondem participam os Gerentes e equipes, se faz uma avaliação mais detalhada dos resultados acumulados ao final de cada mês, com o objetivo de identificar possíveis obstáculos ou bloqueios, que impediriam as equipes de avançar na direção dos OKRs Táticos ou Operacionais.
Esta reunião serve também para fazer algum ajuste no plano trimestral, caso o cenário mude radicalmente, permitindo que as equipes se adaptem rapidamente, sem perder o foco nos resultados definidos nos OKRs.
Nesta reunião também se comemoram as conquistas e se registra as lições aprendidas durante o mês.
- Reuniões Trimestrais de Encerramento de Ciclo
Nesta reunião Trimestral, onde participam Diretores, Gerentes e equipes, se revisa os resultados finais dos OKRs Estratégicos, Táticos e Operacionais, e o nível de atingimento das metas. Nesta ocasião também se comemora o progresso gerado e as conquistas obtidas.
- Reuniões Trimestrais de Retrospectiva e Lições Aprendidas.
Esta é a última reunião da Cadência do Ciclo trimestral de OKR, onde se faz uma análise retrospectiva das decisões tomadas, das ações realizadas e dos resultados obtidos no ciclo encerrado. São identificadas as causas dos desvios positivos ou negativos, para transformá-los em lições aprendidas e melhorias no processo.
A OKR do Brasil, desenvolveu um treinamento específico para que as empresas e equipes aprendam a como estruturar e participar destas reuniões de forma produtiva.
O treinamento é feito por vídeo conferência, em uma ou duas sessões de 2 h cada, a depender do tamanho da empresa e escopo do projeto.
A OKR do Brasil, conta com consultores especializados na implantação de métodos para melhoria da produtividade das equipes e transformação da Cultura das empresas, que passam a focar no aprendizado contínuo e geração de resultados significativos e sustentáveis.