A disciplina é a parte mais importante do sucesso. Truman Capote, escritor norte-americano
Acreditamos que na seguinte fórmula, para obter resultados significativos e duradouros:
Resultados = Método x Disciplina
Neste Blog traremos algumas informações sobre o método OKR e como ele pode fazer as empresas transformem suas formas de trabalhar usando Método e Disciplina, para realizarem seus planos com excelência e obterem, ou superarem, os resultados esperados.
Toda iniciativa de transformação pessoal ou profissional, exige disciplina para repetir inúmeras vezes uma determinada prática, para que esta se torne um novo hábito, a partir do qual se poderá atingir níveis superiores de performance e resultados.
Segundo pesquisas, 70% das Estratégias fracassam por falhas na Execução, a qual é afetada pela falta de clareza sobre as prioridades, pela falta de um acompanhamento sistemático dos resultados e pela falta de colaboração entre as equipes.
Muitas empresas usam sistemas de Gestão de Metas e Avaliação de desempenho, e contam com processos estruturados para melhorar a performance de suas equipes, porém os resultados nem sempre são satisfatórios.
Ao longo de nossa trajetória profissional participamos da implantação de vários métodos de gestão e vimos muitos fracassar pela falta de um acompanhamento sistemático do trabalho das equipes, para avaliar os avanços realizados e os resultados obtidos.
Para termos resultados diferentes, precisamos aprender a trabalhar de forma diferente.
Para se implantar uma nova forma de trabalhar é necessário gerenciar muito bem a mudança, visando mostrar que os benefícios superarão os custos de assumir uma nova conduta para desenvolver novos hábitos.
Acredito que o principal diferencial do método OKR, em relação a outros sistemas de gestão de metas, é o estabelecimento prévio de uma cadência de reuniões, através das quais se pode acompanhar proativamente o avanço das equipes, e identificar se estão no ritmo e na direção corretos, visando o atingimento dos objetivos planejados.
É esta Cadência de Reuniões, que faz as equipes praticarem o método com disciplina, ao se encontrarem frequentemente, em data e hora previamente estabelecidas, para revisarem os resultados, mostrarem os avanços obtidos e renovarem o compromisso com as ações que podem levar à realização dos Objetivos. A repetição destas atividades, faz com que as equipes adquiram um novo hábito, em relação a organização e priorização do trabalho.
Estas reuniões periódicas criam um ambiente propicio para o intercâmbio de ideias sobre a execução e permite aprofundar o conhecimento das equipes sobre a estratégia da empresa, o que facilita o trabalho de todos, e aumenta a produtividade, a velocidade na tomada de decisão e a realização das atividades, com êxito.
No método OKR, se estabelece Objetivos Estratégicos Anuais, os quais são desdobrados em Objetivos Trimestrais, cuja definição conta com a participação das equipes operacionais, para definição das prioridades e detalhamentos das ações.
A cadência Anual de Execução, prevê uma sequência de reuniões onde Diretores, Gerentes e Colaboradores revisam frequentemente os resultados obtidos e definem ações correção de rota ou ajuste de planos, caso o cenário mude drasticamente e revisões nas prioridades sejam necessárias.
Estas reuniões frequentes, a maior parte de curta duração, geram compromissos com a realização das atividades e pela busca de resultados. As equipes entendem claramente qual é a prioridade e se auto-organizam para trabalhar e cooperar para que a estratégia seja executada com sucesso.
A Cadência de Reuniões do OKR, também cria um ambiente favorável ao aprendizado e desenvolvimento das equipes, pois frequentemente se comemora os acertos e se aprende com os erros, que são transformados em melhorias de processos.
Um programa OKR é construído por uma combinação de processos e funções que garantem que toda a organização avançará na mesma direção. Uma das atividades mais importante na implantação do método é encontrar uma cadência de reuniões que funcione melhor para a organização e equipes.
Por ser uma metodologia aberta e flexível, cada empresa pode adotar uma cadência que seja adequada a sua estrutura e cultura.
Contribuindo para a melhor avaliação do uso deste método, indicamos a seguir o que se considera Boas Práticas na implementação de uma Cadência de Reuniões de Execução. Considerando um Ciclo Trimestral de OKR, apresentaremos a seguir as reuniões na ordem que se recomenda a realização das mesmas.
- Reunião Trimestral para definição de OKRs Estratégicos:
Nesta reunião trimestral, onde participam os Diretores e Gerentes, devem ser definidos os Objetivos e Resultados Chave, a nível estratégico, que devem ser um desdobramento a nível trimestral, das diretrizes definidas no Mapa Estratégico.
- Reunião Trimestral para Definição de OKRs Táticos e Operacionais
Nesta reunião trimestral, onde participam os Gerentes e suas equipes, devem ser estudados e claramente entendidos os OKRs Estratégicos (definidos na reunião 1), para imediata definição dos OKRs Táticos e Operacionais, os quais devem refletir o conhecimento das equipes sobre quais iniciativas são viáveis, considerando o tempo e recursos disponíveis, e qual o impacto que elas podem ter sobre os resultados da empresa.
- Reunião Trimestral para alinhamento dos OKRs Estratégicos, Táticos e Operacionais
Nesta reunião, onde participam os Diretores e Gerentes, deve se fazer uma análise dos OKRs Táticos e Operacionais propostos na reunião 2 e avaliar se estes estão alinhados com os OKRs Estratégicos (reunião 1) e se realmente contribuirão com a geração dos resultados esperados para o ciclo trimestral.
Ao final desta reunião estarão definidos os OKRs Estratégicos, Táticos e Operacionais, para o próximo ciclo trimestral.
- Reunião Trimestral de lançamento do Ciclo de OKR
Nesta reunião onde participam Diretores, Gerentes e equipes, será feito o lançamento oficial do Ciclo do OKR, onde os Objetivos Estratégicos, Táticos e Operacionais, definidos na reunião 3, serão apresentados, permitindo aos participantes esclarecer eventuais dúvidas sobre as prioridades estratégicas. Esta reunião serve para reafirmar o compromisso de todos em prol do trabalho com foco nos resultados.
- Reuniões Semanais de Check-in
Esta é uma das reuniões mais importantes do método, pois estabelece uma rotina semanal de 30 minutos, para revisar os resultados acumulados, os quais são medidos e divulgados através do Sistema de Gestão Visual (Placar).
Nesta breve reunião, em que participam os Gerentes e as equipes, cada participante deve informar as atividades realizadas na semana anterior, qual o compromisso para a semana atual e como estas iniciativas movimentaram o Placar.
A depender do tamanho da empresa, uma reunião de Check-In Estratégico também acontece, para que os Diretores e Gerentes, prestam conta sobre suas realizações e acompanhem os resultados do Placar
Se recomenda que esta reunião seja incorporada à rotina das equipes, podendo ser incluída no início da agenda de uma reunião semanal já existente.
Ao longo de um ciclo trimestral se espera que se realizem 12 reuniões de check-in, de 30 minutos.
- Reuniões Mensais de Review (Revisão)
Nesta reunião ondem participam os Gerentes e equipes, se faz uma revisão mais detalhada dos resultados acumulados ao final de cada mês, com o objetivo de identificar possíveis obstáculos ou bloqueios, que impediriam as equipes de avançar na direção de realizar plenamente os OKRs Táticos ou Operacionais.
Esta reunião serve também para fazer algum ajuste no plano trimestral, caso o cenário mude radicalmente, permitindo que as equipes se adaptem rapidamente, sem perder o foco nos resultados definidos nos OKRs.
Nesta reunião também se comemoram as conquistas e se registra as lições aprendidas durante o mês.
- Reuniões Trimestrais de Encerramento de Ciclo
Nesta reunião Trimestral, onde participam Diretores, Gerentes e equipes, se revisa os resultados finais dos OKRs Estratégicos, Táticos e Operacionais, identificando o nível de atingimento das metas e comemorando o progresso gerado e as conquistas obtidas.
- Reuniões Trimestrais de Retrospectiva e Lições Aprendidas.
Esta é a última reunião da Cadência do Ciclo trimestral de OKR, onde se faz uma análise retrospectiva das decisões tomadas, ações realizadas e resultados obtidos no ciclo encerrado, para se identificar as causas dos desvios positivos ou negativos, e transformá-los em lições aprendidas e melhorias no processo.
Conclusão:
Acreditamos que esta Cadência de Reuniões, se praticada com disciplina e formalidade, pode gerar um novo hábito de trabalho, que transformará o desempenho e produtividade das equipes, gerando benefícios para todos.
As empresas ganham, pois conseguem melhorar seus resultados, sem precisar fazer investimentos adicionais em pessoal ou tecnologia, pois o método OKR faz as equipes usarem ao máximo o potencial existente
Os Colaboradores ganham, pois desenvolvem um novo hábito de trabalho, que terá impacto positivo sobre suas carreiras e vida pessoal.
Os Clientes ganham, pois os processos e produtos da empresa atingirão níveis elevados de qualidade.
Acreditamos que o método OKR, aplicado com disciplina, torna as empresas mais produtivas e felizes, oferecendo produtos e serviços de alta qualidade que geram clientes felizes.
Clientes felizes, compram mais.
Conheça como o Método OKR pode transformar a realidade de sua empresa ou carreira, falando com um especialista da OKR do Brasil.